ペーパーレスとは？メリット・デメリットと導入時のポイントと共に解説

ペーパーレスとは？

ペーパーレスとは英語で「Paperless」と表し、その意味は文字通り「紙を使わないこと」です。

ビジネスシーンにおいては、紙で運用されていた文章や資料を電子データ化し、閲覧、伝達、保管することを「ペーパーレス化」といい、業務効率改善やコストの削減を期待することができます。

昨今では、書面の保存や管理に関する規則を定めている「e-文書法」により、商法や税法で保管が義務付けられている文書を、紙文書だけではなく電子ファイルで保存することが、認められるようにもなりました。

2019年に施行された「働き方改革」の重要施策の一つとして「ペーパーレス化」が掲げられているように、今や企業単位ではなく政府主体のもとで推進されている活動となっています。

ペーパーレスを行う理由

総務省が出している「令和2年版　情報通信白書」によると、「社内業務のペーパーレス化」に取り組んでいる企業は約60%でした。

なぜ、多くの企業がペーパーレス化の取り組みを、強化しているのでしょうか。

そこには「ビジネス的な観点」、そして「環境的な観点」から見た２つの理由が考えられます。

ビジネス的な観点

ペーパーレスは、働き方改革に繋げることができます。

日本で新型コロナウイルスが流行して以来、社会ではテレワークが推進されてきましたが、

業務において紙媒体を使用している場合には、オフィスに行かなければ仕事ができませんでした。

しかし、社内で扱っている文書をペーパーレス化することで、オフィスに行かなくてもテレワークでの仕事が可能になります。

加えて、テレワークが可能になることで、オフィスの省スペース化が可能になり、コスト削減も期待できます。

ペーパーレスを行うことにより、働き方改革を行うと同時にコスト削減することもできます。

環境的な観点

ペーパーレスは、環境問題の改善にも繋がります。

紙の生産には、森林を伐採する必要があり、さらに伐採する過程で二酸化炭素の排出もされています。

二酸化炭素から酸素を作り出している植物を伐採すると同時に、二酸化炭素を排出しているため、温室効果ガスが増え、地球温暖化への懸念の声もあがっています。

ペーパーレス化に取り組むことで、使用する紙を減らし、森林伐採を防ぐことができるので、環境問題の改善に繋げることができます。

ペーパーレスには「対象文書」と「対象外文書」がある

2005年4月に施行された「e-文書法」という書面の保存に関しての法律により、法人税法、会社法、商法、証券取引などにおいて、紙媒体での保存が義務付けられていた文書の電子化が可能になりました。

しかしながら、紙媒体であれば何でも電子データ化しても良いというわけではありません。

ペーパーレスに取り組む上で、対象となる文書と対象外の文書を把握しておく必要があります。

では具体的に、どのような文書が電子化可能な対象となるのでしょうか。

以下は、その一例になります。

①会議資料や保管資料等のビジネス書

②自社で出しているカタログ、書籍、雑誌

③ポスターやポップといった販促物や図面、食品サンプル

④伝票や契約書、請求書

逆に、災害対策マニュアルや安全手引きなどの、緊急時にすぐ閲覧すべきものや、免許証や許可証のような現物姓が高い文書などは、ペーパーレスの対象外となりますので、取り組む前に必ず確認しておくようにしましょう。

ペーパーレス導入のメリット

ペーパーレスを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

冒頭でご紹介した、働き方改革やコスト削減以外のメリットを具体的に解説していきます。

セキュリティを強化し、情報漏洩のリスクを下げる

紙の場合、かんたんにコピーすることができたり、書類が入ったカバンを置き忘れたりと情報漏洩のリスクが非常に高いことが特徴です。

そのため、電子データ化することで資料ごとに適切なアクセス制限をかけたり、パスワードを設定したりとセキュリティを強化することができ、情報漏洩のリスクを下げることが可能になります。

BCP対策が可能になる

BCPとは「Business Continuity Plan」の頭文字をとった言葉であり、「事業継続計画」のことを指します。

つまり、地震や火災、洪水などの予測できない災害が起こったときに、事業を継続または、早期復旧するための施策のことです。

紙媒体の場合、洪水が起きた場合や火災が発生した場合、紛失してしまい事業復旧まで多くの時間を必要とするでしょう。

しかし、データを電子化しクラウドで保存していた場合、災害が起きたとしてもすぐに復旧が可能であり、事業への損失を抑えることができます。

検索がしやすくなる

紙の資料を使用する欠点の一つは、必要な資料を探すのに時間がかかることです。

保存してある場所まで移動し、日付等を参考にしながら書類を見つけるのには、人員と時間が必要になります。

ですが、資料が電子データの場合、検索機能を使用することで書類を探す時間を短縮することができ、工数の削減と生産性の向上が期待できます。

保存による資料の劣化がない

紙で資料を保存する場合、経年劣化で文字が読みにくくなったり、破れたりする可能性や、不注意で飲み物をこぼして文字が読めなくなる可能性も考えられます。

一方で、電子化されたデータは経年劣化することはなく、長期保存が求められるような資料でも安心して保存が可能です。

それに加えて、保存場所を確保する必要もないため、オフィスの省スペースにも繋がります。

コスト削減に繋がる

ペーパーレスに取り組むことで、さまざまなコストを削減することができます。

例えば、会議資料を電子データ化することで紙を印刷する必要がなくなり、インク代やプリンター等の周辺機器のコスト削減と、会議中に資料を配布する人件費の削減が可能になります。

また、資料を電子データ化することにより保管スペースも必要なくなるので、オフィスの省スペース化にも繋がります。

環境問題への配慮と企業イメージの向上

近年では、企業は利益だけを追求するのでなく、社会的役割を果たすことが求められています。

環境問題やサステナビリティに積極的に取り組むことで、環境保護やSDG’sに貢献している企業として認知され、企業のイメージ向上が可能になります。

ペーパーレス導入のデメリット

ペーパーレスを導入する際には、いくつかのデメリットも発生するので注意が必要です。

ITリテラシーが必要になる

ペーパーレスに取り組む際は、紙の資料を電子データで扱うことになるため、従業員それぞれのITリテラシー向上が求められます。

ITの知識がない場合は、会社のパソコンで無料Wi-Fiに登録してしまったり、誤ったアクセス権限を設定してしまうなどセキュリティ面でのリスクが伴います。

したがって、不慣れな人には、ペーパーレス化はかえって不便に感じたり、使用者のセキュリティ意識が低い場合では、せっかくの電子管理化による恩恵も半減してしまいます。

ネットワークの影響を受ける

データを電子データ化して管理するということは、ネットワークの影響を受けることになります。

例えば、インターネット回線の障害や不具合によって、資料を閲覧することができずに仕事が進まないといったトラブルが起きる可能性もあります。

また、回線の故障だけではなく、パソコンやタブレット機器の故障で資料が閲覧できなくなる可能性もあるため、定期的なメンテナンスも必要になるでしょう。

視認性が落ちる場合がある

紙の資料と比較すると、電子データは複数の資料を同時に出力して見比べるという行為に少し手間がかかります。

紙の場合、複数の資料をデスクに広げて全員で共有することができますが、タブレットやパソコンの場合、ウィンドウを分割して表示することになるので、視認性の低下は避けられないでしょう。

ただ、この問題はディスプレー画面を大きくしたり、枚数を増やしたりして表示領域を広げることで解決できます。

導入時に高いコストがかかる

ペーパーレスに移行するということは、新しい管理システムの導入、文書を閲覧するためのデバイスを購入する必要があります。

加えて、過去に紙で作成した文書をすべて電子データ化するのであれば、完了するまでに膨大な時間と人件費も要することになります。

ペーパーレスを導入する際には、初期投資として金銭的コストと人的コストが必要になるでしょう。

ペーパーレス導入時のポイントと注意点

ペーパーレスを導入するのであれば、何でも電子データ化すればいいということではありません。

ここでは、ペーパーレス化を行う際のポイントと注意点を解説していきます。

無理のないステップで導入する

ペーパーレス化といっても、一気にすべてを電子化する必要はありません。

無理のない範囲で、できる箇所からペーパーレスを導入していきましょう。

従業員や取引先の相手を考慮しながら、長期的にペーパーレス化を進めることがポイントです。

ペーパーレスの目的や費用対効果を把握し、ペーパーレスについての理解を深めた上で取り組みをすすめることが大切になります。

従業員へマニュアルを用意する

今までの紙でのやり取りに慣れてしまった従業員にとっては、電子化されたデータをうまく活用することは難しいことです。

そのため、マニュアルの用意や教育期間を設けるなどして、ペーパーレス化に伴う準備が必要になります。

また、機密データの取り扱いやセキュリティ面に関しては、特別な研修を行う必要があるでしょう。

ペーパーレス化の効果を社内で共有する

ペーパーレス化を実施したとしても、そのメリットを社員の一部しか感じられていないのであれば、社内で定着することは難しくなります。

「どれくらい紙を削減できたのか」「どれくらい時間と労力を余分に確保できたのか」などの社員にとってのメリットを”見える化”することが大切です。

ペーパーレス化を進めていくと、業務を上手くすすめる社員が出てくるので、そのスキルやコツを社内全体に行き渡るように共有しましょう。

その結果、会社全体でペーパーレス化に取り組むことができ、効率的に業務に取り組むことができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

ペーパーレスを導入して上手く活用することで、情報の検索や共有が容易になるため、業務をさらに効率化することが可能になります。

また、環境へ配慮した取り組みを行っている企業として、イメージ向上にも繋げることができます。

ペーパーレス化を導入する場合は、ペーパーレスのメリット、デメリットを共有し、可能な範囲から電子データ化していくようにしましょう。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。